Współpracował ze wszystkimi burmistrzami Bytowa. Zenon Smantek wspomina 30 lat pracy w Urzędzie Miejskim

- Najpierw nauczył mnie pisać na maszynie, a później obsługiwać komputer. Smutno będzie bez niego w naszym urzędzie - mówią z żalem urzędnicy ratusza o odchodzącym na emeryturę Zenonie Smantku, byłym sekretarzu. W Urzędzie Miejskim był zatrudniony od blisko 30 lat, współpracując ze wszystkimi dotychczasowymi burmistrzami Bytowa od reformy samorządu lokalnego w 1990 r.

Kurier Bytowski: Blisko 30 lat pracy urzędniczej w tym połowa na stanowisku sekretarza. Czy zawsze chciał być pan urzędnikiem?

Zenon Smantek: Jestem absolwentem bytowskiego Liceum Ekonomicznego. Naukę w klasie o specjalności rachunkowość skończyłem w 1975 r. W grudniu tego samego roku rozpocząłem swoją pierwszą pracę w bytowskim Przedsiębiorstwie Budownictwa Rolniczego. Wykonywaliśmy różne elementy betonowe i stolarskie na potrzeby rolnictwa. Jednak głównym przedmiotem naszej działalności była budowa obiektów dla państwowych gospodarstw rolnych. Postawiliśmy fermy trzody chlewnej m.in. w Gostkowie, Jerzkowicach, Czarnej Dąbrówce i Gowidlinie. Na początku byłem referentem do spraw produkcji pomocniczej. Z czasem awansowałem na specjalistę od planowania i analiz. Na końcu powierzono mi stanowisko zastępcy dyrektora do spraw ekonomiczno-finansowych. Przez cały ten okres dyrektorem PBR-olu był Henryk Gierdalski, który prowadził przedsiębiorstwo od jego powstania pod koniec lat 60. do likwidacji w 1990 r. Pod koniec lat 80. kruszyły się dla nas zlecenia. PGR-y upadały, a indywidualni rolnicy nie byli tak prężni jak dziś. Po 15 latach pracy w PBR-olu musiałem szukać nowego zajęcia. Podobnie jak duża część osób spróbowałem szczęścia w rodzącym się wtedy szybko prywatnym sektorze. Niespełna dwa lata spędziłem w jednej z bytowskich firm handlowo-produkcyjnych.

W 1990 r. odbyły się pierwsze po reformie wybory do Rady Gminy Bytów. Na pana oczach dokonywały się zmiany ustrojowe, które dawały ogromne szanse. Rozumiem, że prywatny biznes nie wciągnął pana na dłużej.

W marcu 1992 r. Michał Fijałkowski, pierwszy burmistrz Bytowa, zaproponował mi pracę w tworzącym się wtedy Urzędzie Miejskim w Bytowie. Na początku powierzono mi obowiązki kierownika wydziału spraw obywatelskich i społecznych. Zastąpiłem Henryka Mazura, który przeszedł na emeryturę. Zajmowałem się wydawaniem dowodów osobistych, ewidencją ludności i sprawami obronnymi. Mój wydział nie mieścił się w głównym gmachu Urzędu Miejskiego, lecz w mniejszym budynku administracyjnym naprzeciwko, również przy ul. 1 Maja. Pracowałem tam aż do 2006 r. kiedy w grudniu zostałem powołany przez Radę Miejską na stanowisko sekretarza. W tym samym roku ukończyłem też wyższe studia o kierunku administracja.

Stanowisko sekretarza zaproponował panu, wybrany wtedy po raz pierwszy na stanowisko burmistrza, Ryszard Sylka. Jednak miał pan okazję pracować ze wszystkimi dotychczasowymi burmistrzami?

Praca z każdym była różna, ale żadnego źle nie będę wspominał. Pamiętam, że początek był jednym z trudniejszych okresów pracy w Urzędzie Miejskim. Za burmistrza M. Fijałkowskiego samorządy praktycznie raczkowały. Wszyscy się uczyliśmy. Nawet tworzenie wewnętrznych aktów stanowiło problem, bo nie było żadnych wzorców postępowania. Trzeba było je samemu wypracowywać. Do tego pierwszy burmistrz nie miał praktycznie żadnego doświadczenia administracyjnego. Wtedy nie było to takie złe, bo nie wpatrywał się sztywno w przepisy i do wielu spraw podchodził życiowo. Pozwoliło to zrealizować sporo ważnych i podstawowych inwestycji, które wtedy stały przed rodzącymi się samorządami. To wówczas powstała oczyszczalnia, kolektory ściekowe, Towarzystwo Budownictwa Społecznego itd. Potrzeb było dużo, a pieniędzy brakowało. Nie było czegoś takiego jak pozyskiwanie środków zewnętrznych czy funduszy unijnych, którymi dziś samorządy mogą się wspierać. Wszystko budowano z kredytów.

Mógł pan obserwować, jak układała się współpraca między ludźmi, którzy wtedy brali na siebie budowanie fundamentów bytowskiego samorządu.

Na początku burmistrza wraz z zarządem miasta wybierała Rada Miejska. Organem wykonawczym był zarząd, który składał się z 5 osób. Zasiadał w nim burmistrz, dwóch jego zastępców i dwóch członków. Wszyscy kolegialnie odpowiadali za podjęte decyzje. Byłem protokolantem na takich posiedzeniach. Pamiętam, że dyskusje i głosowania miały różny, czasami nerwowy przebieg. Wszyscy mieli temperamenty i czasami swoje zdanie na jakiś temat. Zastępcami burmistrza byli Michał Świontek Brzeziński i Jędrzej Szanowski. W pierwszym zarządzie był też Jerzy Barzowski oraz Wanda Pelczyk, która była również pierwszym sekretarzem Urzędu Miejskiego. Od 2002 r. burmistrz jest wybierany w powszechnych wyborach. Dziś to on stanowi jednoosobowy organ wykonawczy, który podejmuje decyzje i za nie odpowiada.

Od początku dzieliliście siedzibę z funkcjonującym wtedy przy ul. 1 Maja Urzędem Rejonowym, przekształconym w 1999 r. w starostwo. Czy powodowało to dodatkowe problemy?

Było ciasno. Do dyspozycji Urzędu Miejskiego pozostawał parter i budynek naprzeciwko, gdzie funkcjonowało część wydziałów. Na początku lat 90. warunki pracy były szczególnie trudne. Do dyspozycji mieliśmy stare szafy, krzesła i biurka, które pozostały po starym Urzędzie Miasta i Gminy. Wyposażeniem musieliśmy się jeszcze podzielić z funkcjonującym na piętrze Urzędem Rejonowym. Kto szybszy ten zajął lepsze rzeczy. Nasz pierwszy burmistrz miał ważniejsze rzeczy na głowie, dlatego nie myślał o zakupie mebli. Zresztą wtedy nie było na to pieniędzy. W pierwszej kolejności należało zająć się sprawami potrzebnymi mieszkańcom. Warunki pracy urzędników miejskich poprawiły się znacznie za kadencji Stanisława Marmołowskiego. Wtedy pojawiły się środki na nowe meble i wyposażenie, które usprawniło pracę.

Za pana życia praca urzędnicza przeszła prawdziwą rewolucję. Od biurka i maszyny do pisania, po komputery, serwery i możliwość załatwiania spraw przez petentów za pośrednictwem sieci. Czy urzędnikowi z tak długoletnim stażem łatwo było dostosowywać się do nowych standardów?

Nigdy nie miałem problemu z pracą na komputerze, bo zawsze interesowałem się nowinkami technologicznymi. Informatyzacja usprawniła naszą pracę. A ostatni okres pandemii sprawił, że petenci jeszcze częściej i coraz chętniej załatwiają swoje sprawy zdalnie, przez internet, tworząc profile zaufane. Czasami pytam młodszych kolegów, czy wiedzą, co to jest maszyna do pisania albo powielacz na denaturat, których kiedyś powszechnie używano w pracy urzędniczej. Dziś na dobre odeszły do lamusa zastąpione przez ksera, drukarki, serwery i programy użytkowe, które same generują niezbędne druki. Jednak na wszelki wypadek gdzieś w magazynie przechowywana jest jakaś maszyna do pisania

Przez blisko 30 lat zmieniał się urząd, współpracownicy. Zniknęły też niektóre jednostki podległe gminie.

Wydział, którym kierowałem przez blisko 15 lat, aż trzy razy zmieniał swoją nazwę. Najpierw nosił nazwę spraw obywatelskich i społecznych, później organizacyjny i spraw obywatelskich, a ostatnio wydział organizacyjny. Zniknęła też cześć gminnych jednostek. M.in. Miejski Zarząd Gospodarki Komunalnej, Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, dwa gminne przedszkola.

Jakimi cechami powinien się charakteryzować dobry sekretarz?

Zakres pracy sekretarza jest bardzo szeroki. Od pilnowania przestrzegania przepisów, terminowości załatwiania spraw, prawidłowy przepływ informacji w Urzędzie Miejskim, aż po szkolenie pracowników i obsługę Rady Miejskiej. Sekretarz musi być też mediatorem. Kiedy trzeba było załatwić jakąś sprawę, a dwaj pracownicy twierdzili, że nie jest to w zakresie ich obowiązków, zdarzały się spory między urzędnikami. Zawsze w pracy starałem się stosować dewizę - „Postępuj wobec innych tak, jakbyś chciał, by inni postępowali wobec ciebie”. Myślę, że to mi się udawało, jednak to powinni ocenić współpracownicy i mieszkańcy.

Czy przez te wszystkie lata pana pracy zmieniło się podejście petentów do urzędu?

Nie. Zawsze jest tak, że petent wychodzi z urzędu zadowolony, jak sprawa jest załatwiona po jego myśli. Gdy decyzja jest negatywna, jest niezadowolony i szuka przyczyny w urzędniku, a nie w przepisach prawa, które ten musi stosować. Zawsze trzeba pamiętać, że obowiązkiem urzędnika jest działanie w granicach prawa. Nie można sobie pozwolić nawet na najmniejsze odstępstwa.

Czy w pamięci przetrwały ciekawsze okresy w ponad 30-letniej historii bytowskiego samorządu?

Drastycznych wstrząsów nie było. Śmieję się, że 1998 r. przeżyliśmy swój „przewrót majowy”. Podczas głosowania nad absolutorium dla S. Marmołowskiego nie uzyskano większości głosów, dlatego cały zarząd musiał się podać do dymisji. Z tego co pamiętam, chodziło o jakieś zastrzeżenia przy budowie Szkoły Podstawowej nr 2. W efekcie S. Marmołowskiego na fotelu burmistrza na kilka miesięcy do wyborów zastąpił Leszek Waszkiewicz. Potem, już za kadencji Ryszarda Sylki, przeżyliśmy referendum w sprawie jego odwołania w związku z prywatyzacją przedszkoli.

Zostaną jakieś pamiątki po pracy w urzędzie?

Wezmę do domu tabliczkę na biurko z napisem sekretarz, która przez 15 lat pracy stała przy mnie. Jest już i tak podrapana, a poza tym w związku z nowymi przepisami dotyczącymi COVID-19, nie może być używana. Oczywiście w Urzędzie pozostawię komplet czterech foteli i stolik, który też mi towarzyszył przez te wszystkie lata. To jedne z nielicznych mebli, które zachowały się w budynku po mieszczącej się tu przed wojną siedzibie niemieckiego landrata, odpowiednika naszego starosty. Przez lata w moim gabinecie stała też ozdobna szafa, ale po renowacji zdobi już gabinet burmistrza.

Za pana kadencji na stanowisku sekretarza udało się gruntownie wyremontować siedzibę bytowskiego samorządu. Można powiedzieć, że zostawia pan budynek następcom w doskonałym stanie

Po wyprowadzce starostwa udało się to dzięki unijnemu wsparciu. Modernizację przeszła też harcówka. W piwnicy mieści się klimatyzowane archiwum z prawdziwego zdarzenia z przesuwanymi regałami, którego zazdroszczą nam w innych urzędach. Myślę, że teraz wszyscy mają nieporównywalnie lepsze warunki pracy w stosunku do tego, co było gdy ją rozpoczynałem.

Samorządom przybywa jednak zadań, do których realizacji potrzebni są urzędnicy.

Mimo że nastąpiła cyfryzacja, która przyspieszyła i usprawniła pracę, urząd przez te blisko 30 lat mojej pracy znacznie się rozrósł. Gdy zaczynałem, w Urzędzie Miejskim pracowało ok. 50 osób, dziś urzędników jest ponad 80. To efekt kolejnych zadań, którymi obarcza się samorządy. Gdy weszliśmy do Unii Europejskiej, niezbędni byli urzędnicy zajmujący się pozyskiwaniem środków zewnętrznych. Od 2013 r. trzeba było obsłużyć cały system gospodarki odpadami. Chociaż właściwie wydziałów nie przybyło, zakres ich pracy wciąż się rozrasta. Mamy program Czyste Powietrze, a ostatnie zadanie, którym w lipcu obarczono samorządy, to ewidencja emisyjności budynków. Każdy ma rok na złożenie deklaracji w tej sprawie. Niestety, część szczególnie starszych mieszkańców ma problemy z korzystaniem z internetu, dlatego przychodzi po pomoc do urzędu.

Widać, że póki co pracy dla urzędników nie zabraknie. Pan jednak zdecydował o przejściu na emeryturę?

Osiągnąłem odpowiedni wiek, dlatego, póki zdrowie jako tako dopisuje, chcę zrealizować swoje plany przełożone na emeryturę i zwiedzić Polskę. Jest dużo miejsc, których do tej pory nie udało mi się zobaczyć na własne oczy. Zamierzam to zrobić teraz. Pierwszą wycieczkę odbędę granicą wschodnią naszego kraju.