Księgowość online – czy księgowy zawsze musi być fizycznie w firmie?

Era nowych technologii otworzyła przedsiębiorcom wiele możliwości korzystania z różnorodnych usług online. Od szkoleń przez konsultacje specjalistów z różnych dziedzin aż po wirtualne spotkania z lekarzem. Dlatego też fizyczna obecność księgowego w firmie nie zawsze jest konieczna. Kiedy można skorzystać z takiego rozwiązania? Wyjaśniamy.

Księgowość online to prowadzenie rozliczeń i ewidencji przy użyciu narzędzi cyfrowych – bez papierowych dokumentów i konieczności spotkań z księgowym. Przedsiębiorca przekazuje faktury w formie elektronicznej, a biuro rachunkowe obsługuje je w systemie działającym w chmurze. Część firm korzysta też z oprogramowania, które pozwala samodzielnie prowadzić uproszczoną księgowość, a księgowy pełni rolę doradcy i kontroluje poprawność przesłanych dokumentów. Więcej na ten temat znajdziesz na: https://firmove.pl/. 

Fizyczna obecność księgowego w firmie nie zawsze jest konieczna, ale są sytuacje, w których warto mieć specjalistę pod ręką. Jak to praktycznie wygląda w różnych formach prowadzenia działalności gospodarczej?

Jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku JDG, gdzie prowadzi się KPiR lub ryczałt, księgowość online sprawdza się najlepiej. Systemy księgowe automatycznie pobierają dane z faktur, generują pliki JPK i deklaracje PIT czy VAT. Przedsiębiorca może przesyłać dokumenty z dowolnego miejsca, a księgowy zajmuje się resztą. W praktyce kontakt ogranicza się do wiadomości e-mail lub krótkich konsultacji telefonicznych.

Zdalne rozwiązania dają tu największe korzyści – oszczędność czasu, szybki obieg dokumentów i aktualizacje zgodne z przepisami. Fizyczna obecność księgowego w firmie praktycznie nie jest potrzebna.

Więcej o księgowości dla JDG znajdziesz w serwisie firmove.pl.

Spółki osobowe – cywilne, jawne, partnerskie

W spółkach osobowych również możliwa jest obsługa online, o ile wspólnicy korzystają z uproszczonej księgowości. Dokumenty można wprowadzać i podpisywać elektronicznie, a dostęp do danych mają wszyscy wspólnicy. Dopiero po przekroczeniu określonego limitu przychodów lub przy bardziej złożonej strukturze, konieczne staje się prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych – wtedy biuro rachunkowe często nadal działa zdalnie, ale kontakt z księgowym może być częstszy, np. przy audycie lub kontroli urzędu.

Spółki kapitałowe 

Spółki kapitałowe mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, co wymaga specjalistycznych systemów i większej odpowiedzialności. Takie podmioty coraz częściej korzystają z usług biur rachunkowych online lub outsourcingu finansowo-księgowego. Większość procesów – księgowania, raporty, sprawozdania, deklaracje – można prowadzić zdalnie. Jednak w pewnych sytuacjach, np. przy inwentaryzacji, audycie lub przygotowaniu sprawozdań rocznych, osobista obecność księgowego w firmie jest wskazana.

Jak wybrać formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej? Sprawdź: https://firmove.pl/aktualnosci/biznes/zalozenie-firmy/formy-prawne-dzialalnosci-gospodarczej--rodzaje 

Mimo postępu technologicznego są sytuacje, w których kontakt bezpośredni nadal bywa potrzebny:

• podczas kontroli podatkowej lub audytu,

• przy inwentaryzacji majątku czy sprawdzeniu dokumentacji,

• podczas szkoleń i wdrożeń nowych systemów,

• przy podpisywaniu dokumentów wymagających formy papierowej.

Nowoczesne narzędzia księgowe pozwalają prowadzić firmę bez konieczności posiadania księgowego „na miejscu”. W jednoosobowych działalnościach i mniejszych spółkach w zupełności wystarczy kontakt online. Przy większych spółkach lub kontrolach warto jednak mieć pod ręką księgowego. 

/Tekst sponsorowany/